Krajowy System e-Faktur zmienia sposób dokumentowania sprzedaży, ale nie wszystkie firmy muszą wdrożyć go z dnia na dzień. Część przedsiębiorców skorzysta z okresu przejściowego, inni będą musieli przyzwyczaić się do nowych zasad korygowania danych formalnych na fakturach. Poniżej wyjaśniamy, jak liczyć miesięczny limit sprzedaży uprawniający do wystawiania faktur poza systemem, kiedy paragon z numerem identyfikacyjnym nabywcy pozostaje poza obowiązkiem ustrukturyzowanym oraz dlaczego dotychczasowa nota korygująca przestała funkcjonować w obrocie prawnym. To trzy obszary, które najczęściej budzą pytania księgowych i właścicieli firm przygotowujących się do nowych obowiązków podatkowych.

Zwolnienie z KSeF do 10 tys złotych miesięcznie

Ustawodawca przewidział okres przejściowy dla podmiotów prowadzących działalność na niewielką skalę. Zwolnienie z KSeF do 10 tys zostało wprowadzone jako rozwiązanie ułatwiające adaptację najmniejszym podatnikom, którzy mogliby mieć trudności organizacyjne lub techniczne z natychmiastowym wdrożeniem faktur ustrukturyzowanych. Mechanizm ten działa do 31 grudnia 2026 roku i dotyczy łącznej wartości sprzedaży brutto, czyli wraz z podatkiem VAT, udokumentowanej fakturami papierowymi lub elektronicznymi w danym miesiącu kalendarzowym. Limit liczony jest narastająco w obrębie miesiąca, a nie w skali roku. Oznacza to, że każdy nowy miesiąc rozliczeniowy zaczyna się od zera, dopóki nie nastąpi przekroczenie kwoty granicznej. Kluczowy jest moment, w którym suma wystawionych faktur poza systemem przekracza 10 000 złotych brutto. Od faktury, która tę wartość przekracza, podatnik musi już skorzystać z faktury ustrukturyzowanej wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur. Co istotne, przekroczenie limitu w danym miesiącu skutkuje trwałym objęciem obowiązkiem korzystania z systemu, a powrót do faktur papierowych lub elektronicznych w kolejnych miesiącach nie jest już możliwy, nawet jeśli wartość sprzedaży spadnie poniżej granicznej kwoty.

Warto pamiętać, że odroczenie dotyczy wyłącznie czynności wystawiania dokumentów sprzedaży. Obowiązek odbioru faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów obowiązuje wszystkich podatników niezależnie od tego, czy korzystają z okresu przejściowego. Jeśli kontrahent wystawi fakturę w KSeF, przedsiębiorca musi ją odebrać przy użyciu systemu, nawet jeśli sam jeszcze nie przekroczył limitu uprawniającego do wystawiania dokumentów w dotychczasowej formie. Praktyczne podejście do tego tematu wymaga bieżącego monitorowania wartości sprzedaży w trakcie miesiąca, ponieważ moment przekroczenia limitu decyduje o tym, od której konkretnej transakcji trzeba przejść na fakturowanie ustrukturyzowane. Dla biur rachunkowych obsługujących wiele małych podmiotów oznacza to konieczność wdrożenia procedur kontrolnych pozwalających na śledzenie sumy sprzedaży poszczególnych klientów. Paragon z NIP a KSeF to temat, który łączy się bezpośrednio z tą kwestią, ponieważ dokumenty z kas fiskalnych zawierające numer identyfikacyjny nabywcy podlegają odrębnym regulacjom dotyczącym okresu przejściowego, niezależnie od miesięcznego limitu wartościowego dla zwykłych faktur. Przedsiębiorcy korzystający z odroczenia powinni traktować kwotę 10 000 złotych jako próg ostrzegawczy, a nie jako limit, który można optymalizować poprzez dzielenie sprzedaży na mniejsze transakcje. Przepisy odnoszą się do łącznej wartości sprzedaży w danym miesiącu, niezależnie od liczby wystawionych dokumentów, dlatego rozbicie jednej większej transakcji na kilka mniejszych faktur nie pozwala uniknąć skutków przekroczenia limitu. Po wejściu w obowiązek korzystania z KSeF wszystkie kolejne faktury, również te o niewielkiej wartości, muszą być wystawiane wyłącznie w formie ustrukturyzowanej.

Paragon z NIP a KSeF oraz likwidacja noty korygującej

Faktury uproszczone, czyli paragony fiskalne zawierające numer identyfikacji podatkowej nabywcy, stanowią odrębną kategorię dokumentów funkcjonujących na styku przepisów o kasach rejestrujących i regulacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur. Paragon z NIP a KSeF to zagadnienie regulowane przepisem przejściowym, zgodnie z którym w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą dokumentować sprzedaż do kwoty 450 złotych brutto lub 100 euro paragonem fiskalnym z numerem identyfikacyjnym nabywcy, traktowanym jak faktura uproszczona. Takie dokumenty nie podlegają wprowadzeniu do systemu w trakcie okresu przejściowego. Sytuacja zmieni się od 1 stycznia 2027 roku, gdy faktury uproszczone będą mogły funkcjonować jedynie w formie ustrukturyzowanej. Ustawodawca nie wyłączył tego typu dokumentów z katalogu obowiązku korzystania z systemu, co oznacza, że po zakończeniu okresu przejściowego sprzedawcy stosujący kasy fiskalne będą musieli dostosować swoje procesy do wymogów elektronicznego fakturowania również w zakresie transakcji o niskiej wartości. Dla branż intensywnie korzystających z kas rejestrujących, takich jak handel detaliczny czy gastronomia, oznacza to konieczność wcześniejszego zaplanowania integracji kas z systemem księgowym obsługującym KSeF. Równolegle z wejściem w życie nowych przepisów doszło do istotnej zmiany w zakresie korygowania błędów formalnych na fakturach. Noty korygujące a KSeF to relacja, która od 1 lutego 2026 roku uległa fundamentalnej zmianie, ponieważ przepis regulujący zasady wystawiania not korygujących przez nabywcę został uchylony. Do tego dnia nabywca towaru lub usługi mógł samodzielnie poprawić określone pomyłki formalne na otrzymanej fakturze, na przykład błędny adres czy nazwę firmy, wystawiając notę korygującą wymagającą akceptacji sprzedawcy. Obecnie taka możliwość nie istnieje, a wszystkie błędy, niezależnie od tego, czy dotyczą danych formalnych, czy elementów merytorycznych faktury, muszą być poprawiane wyłącznie przez sprzedawcę poprzez wystawienie faktury korygującej.

System KSeF nie przewiduje technicznej funkcji korygowania dokumentów przez stronę odbierającą fakturę, ponieważ nota korygująca nie stanowi faktury ustrukturyzowanej, a to właśnie ten format jest jedynym dopuszczalnym w systemie. W praktyce oznacza to, że nabywca, który zauważy nieprawidłowość, na przykład błędny numer identyfikacyjny czy nazwę kontrahenta, powinien niezwłocznie poinformować sprzedawcę i poprosić o wystawienie odpowiedniej korekty. Jeżeli błąd dotyczy danych identyfikujących nabywcę, jedyną poprawną procedurą jest wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej do zera oraz sporządzenie nowej faktury pierwotnej z prawidłowymi danymi, ponieważ w systemie nie funkcjonuje opcja anulowania dokumentu. Warto też pamiętać o obowiązkach archiwizacyjnych dotyczących dokumentów wystawionych przed wejściem nowych przepisów. Noty korygujące sporządzone poza systemem przed 1 lutego 2026 roku podatnik musi przechowywać samodzielnie do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podczas gdy faktury wystawione w KSeF są automatycznie archiwizowane przez system przez dziesięć lat od końca roku wystawienia. Portal Poradnik Przedsiębiorcy regularnie aktualizuje treści dotyczące tych zagadnień, pomagając przedsiębiorcom i biurom rachunkowym dostosować procedury wewnętrzne do zmieniających się wymogów ustawy o podatku od towarów i usług, a osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą na bieżąco śledzić kolejne etapy wdrażania obowiązkowego fakturowania elektronicznego, korzystając z materiałów eksperckich publikowanych w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.